1. INFORMACJE OGÓLNE
Celem powstania tej witryny jest:
tworzenie i edycja wycen rolet zewnętrznych produkowanych przez PORTOS TR7 spółka z ograniczoną odpowiedzialnością sp.k. Konfigurator umożliwia poprzez interfejs graficzny wybór odpowiednich elementów składowych rolety wraz z wyborem kolorów odpowiednich elementów. Tak stworzona wycena zawiera informacje o parametrach technicznych rolety (szerokość, wysokość, wielkość skrzynki itd.) oraz informację o cenie rolety uwzględniającej konieczne dopłaty oraz rabaty należne klientowi;
wgląd w status realizacji poszczególnych zleceń składanych przez użytkowników. Jest to realizowane poprzez pobranie istotnych informacji z systemu produkcyjnego działającego w PORTOS TR7 spółka z ograniczoną odpowiedzialnością sp.k. Informacje te umożliwiają kontrolowanie przepływu zlecenia od momentu złożenia dyspozycji w dziale handlowym, przekazania zlecenia do produkcji, aż do końcowej realizacji.
Środki użyte do realizacji:
Witryna www.portosonline.pljest ogólnodostępną aplikacją przeznaczoną do kontaktu business-to-business. Obsługa witryny jest oparta o dowolną przeglądarkę internetową. Do pełnej obsługi konieczne jest też posiadanie konta poczty elektronicznej oraz zainstalowanej przeglądarki dokumentów PDF.
Dostęp do tworzenia wycen oraz przeglądania pozostałych informacji na witrynie www.portosonline.pl możliwy jest tylko po poprawnym zalogowaniu się użytkownika do systemu. Realizowane jest to poprzez podanie poprawnego loginu i hasła które autoryzują jednoznacznie użytkownika. W związku z poufnością prezentowanych danych dostęp do witryny możliwy jest tylko po uzyskaniu w/w danych od pracowników firmy PORTOS TR7 spółka z ograniczoną odpowiedzialnością sp.k. W tej sprawie proszę się zwracać do opiekunów regionalnych. Bieżąca informacja dostępna jest na tej stronie .
Od strony technicznej bezpieczeństwo przekazywanych oraz publikowanych danych jest zapewnione poprzez stosowanie bezpiecznego protokołu https. Informację o tym wskazuje ikonka kłódki widoczna w obszarze przeglądarki internetowej.
2. TWORZENIE POZYCJI WYCENY
Tworzenie pozycji wyceny dostępne jest tylko po prawidłowym zalogowaniu się do systemu. Polega to na wybieraniu z dostępnych na dany moment opcji. Opcje te zmieniają się kontekstowo. Oznacza to, że wybierając roletę nadstawną nie zobaczymy opcji związanych z opcja montażu dostępną tylko dla rolet zewnętrznych. Wyboru opcji dokonujemy poprzez kliknięcie na okrągłym elemencie widocznym przy opisie. Niektóre pola jak wymiar rolety wymagają wprowadzenia wartości liczbowej określonej w centymetrach. Możliwe jest podanie części ułamkowej. Wartość ułamkową oddzielamy od całkowitej znakiem kropki.
Poszczególne etapy realizowane są po kliknięciu przycisku DALEJ widocznego na dole strony.
Na daną chwilę nie jest możliwe cofnięcie wybranego kroku. Pomyłka na danym etapie wyboru oznacza konieczność rozpoczęcia procedury tworzenia wyceny od nowa.
Podczas tworzenia pozycji wyceny jest możliwe dodanie dowolnego dodatku. Aby tego dokonać należy z rozwijanego menu wybrać dany dodatek i potwierdzić wybór klikając znak plusa widoczny obok. Wybrany dodatek pojawia się na liście wyboru. Dostępne opcje pozwalają zwiększyć/zmniejszyć ilość danego dodatku lub usunąć go z listy. Kliknięcie dalej spowoduje przejście do ostatniego kroku wyceny.
2.3 informacje techniczne i wartość rolety
powrót do menuOstatni ekran jest podsumowaniem poszczególnych wyborów. Oprócz informacji związanych z konstrukcją rolety jak ilość metrów kwadratowych powierzchni, masy pancerza itd. poniżej znajduje się część finansowa wyceny: informacja o dopłatach, uwzględnionych rabatach oraz w efekcie końcowym wartość rolety.
Kliknięcie na tym etapie przycisku DALEJ oznacza akceptację danej wyceny i dopisanie jej do aktualnie otwartej Wyceny.
3. WYCENY
Każdorazowo tworzenie nowej pozycji wyceny oznacza dopisanie jej do aktualnie otwartej Wyceny. Jeżeli na dany moment nie ma otwartej wyceny, podczas dopisywania nowej pozycji wyceny, taka wycena zostanie automatycznie otworzona. Od tego momentu jest ona widoczna ze statusem OTWARTY. Numer tej wyceny jest niepowtarzalny stąd jest ona jednoznacznie identyfikowana w w ramach współpracy. Każdorazowo po dopisaniu nowej pozycji wyceny zwiększa się liczba informująca o ilości rolet w danej wycenie. W każdym momencie można mieć tylko jedną otwartą wycenę, do której automatycznie dopisują się wszystkie nowo tworzone pozycje.
Aby zmienić zawartość poszczególnej Wyceny należy kliknąć myszką numer wyceny. Pojawi się okno z zawartością Wyceny. Klikanie na symbolach plus i minus powoduje zwiększenie/zmniejszenie ilości danej pozycji. Kliknięcie na symbolu X powoduje usunięcie pozycji ze zlecenia.
Każda Wycena posiada dwa pola opisowe widoczne na wydrukach: opis i uwagi. Opis jest krótkim 30-znakowym opisem danej Wyceny pozwalający szybko określić np. odbiorcę. Uwagi pozwalają na dodanie większej ilości treści np. szczegółowe informacje dot. poszczególnych rolet w Wycenie.
Otwartą wycenę można przekształcić w zamkniętą. Oznacza to, że od tego momentu nie można już dopisywać do tej Wyceny żadnych pozycji. W tym momencie wybranie tworzenia nowej pozycji wyceny oznacza utworzenie nowej Wyceny z nowym numerem. Sytuacja taka ma zastosowanie w przypadku tworzenia Wycen dla kilku klientów. Dla każdego z klientów można dokonać utworzenia Wyceny, następnie zamknąć tę Wycenę i rozpocząć tworzenie nowej Wyceny dla następnego klienta.
3.3 otwieranie zamknietych wycen
powrót do menuW przypadku konieczności otworzenia zamkniętej już wyceny, można posłużyć się tą opcją w celu ponownego otwarcia zamkniętej już Wyceny. Sytuacja taka może wystąpić w momencie ostatecznego weryfikowania Wyceny przez Klienta. Procedura otwierania zamkniętej Wyceny polega na automatycznym zamknięciu aktualnie otwartej wyceny oraz na zmianie wskazanej Wyceny na otwartą. Poprzednio zamknięta Wycena może zostać w analogiczny sposób ponownie otworzona.
Po uzyskaniu akceptacji Wyceny ze strony klienta należy zmienić status danej wyceny na AKCEPTOWANA. Oznacza to, że od tego momentu nie jest możliwa edycja zawartości tej Wyceny. Jednocześnie Wyceny ze statusem AKCEPTOWANA są automatycznie widoczne dla pracowników handlowych PORTOS TR7 spółka z ograniczoną odpowiedzialnością sp.k., którzy mogą podjąć w tym momencie kolejne kroki związane z realizacją Wyceny.
Procedurę akceptacji Wyceny należy przeprowadzić z głównego menu "Aktualne wyceny" zaznaczając pole wyboru przy danej Wycenie. Następnie z menu poniżej wybieramy "Akceptacja wyceny". W następnym kroku podajemy datę realizacji oraz jeżeli w zleceniu wystepują rolety nadstawne określamy profil adaptacyjny. Ostatnim krokiem jest zaznaczenie pola wyboru włączającego przycisk akceptacji Wyceny. Po zaznaczeniu pola oraz naciśnięciu przycisku AKCEPTUJĘ, Wycena zostanie natychmiast automatycznie przekazana do weryfikowania przez Dział Sprzedaży PORTOS TR7 spółka z ograniczoną odpowiedzialnością sp.k.
Kolejnym krokiem, który w tym momencie następuje jest weryfikacja Wyceny przez pracownika PORTOS TR7 spółka z ograniczoną odpowiedzialnością sp.k. Dokonuje on ostatecznej oceny poprawności merytorycznej złożonej Wyceny. W efekcie czego potwierdza on Wycenę zawierając w potwierdzeniu ostateczny koszt Wyceny, datę realizacji zlecenia oraz wewnętrzny numer ewidencyjny zlecenia produkcyjnego. Informacja o tym jest kierowana jest również na skrzynkę mailową podaną w części informacji teleadresowych firmy.
Ostatnim krokiem jest pobranie potwierdzenia z witryny www.portosonline.pl, podpisanie oraz podstemplowanie wydrukowanego potwierdzenia zamówienia przez osobę upoważnioną do składania zamówień, oraz wysłanie faksem pod numer podany na potwierdzeniu. Pracownik PORTOS TR7 spółka z ograniczoną odpowiedzialnością sp.k. po otrzymaniu faksem dokumentu przystępuje niezwłocznie do realizacji zamówienia.
W części poświęconej Wycenom dostępne są opcje pozwalające na wydruk wyceny. Odpowiednie ikonki drukarki pozwalają na wybór metody druku: wyceny, oferty lub potwierdzenia. Druk „wyceny” oznacza wydruk arkusza zgodnego z potrzebami działu handlowego. Druk „oferty” jest przeznaczony dla klienta. W druku tym symbole kolorów są rozwinięte do pełnej nazwy, zawarta jest też ilustracja konkretnego typu rolety. Druk „potwierdzenia” zawiera większość informacji z wyceny, jednak na nim dodatkowo zawarte są informacje o terminie realizacji i potwierdzonej wartości zamówienia. Druk potwierdzenia dostępny jest tylko po potwierdzeniu Wyceny przez pracownika PORTOS TR7 spółka z ograniczoną odpowiedzialnością sp.k.
4. ZMIANA DANYCH
Opcja ta pozwala na samodzielne dokonywanie wpisów w polach dane kontaktowe, adres, telefon itd. Wpisy te mają charakter czysto dodatkowy i nie są brane pod uwagę przy wystawianiu faktur VAT. Odrębną kwestią jest pole adresu e-mail. Adres ten służy do wysyłania potwierdzeń Wycen przez pracowników PORTOS TR7 spółka z ograniczoną odpowiedzialnością sp.k. Pozwala to na automatyczne powiadamianie użytkowników o pojawieniu się potwierdzenia w systemie. Informacja przesyłana na maila jest każdorazowo tylko informacją o pojawieniu się potwierdzenia i sama z siebie nie jest potwierdzeniem. Z uwagi na poufność danych brak w niej informacji finansowych oraz terminu realizacji.
Na osobną uwagę zasługuje pole Autokolor, włączenie tego pola powoduje automatyczne podpowiadanie zestawu kolorów dla poprzednio wprowadzanego typu rolety, tzn. jeśli podczas wyceny wybraliśmy dla np. rolety zewnętrznej typu Standard wersję kolorystyczną Złoty Dąb (kolor skrzynki, boków, prowadnic itd.), to system zapamięta nasz wybór i przy wycenie następnej rolety tego samego typu będzie proponował ten własnie zestaw kolorów. Zmiana jest pamiętana trwale co oznacza że po ponownym zalogowaniu nadal jest pamiętana i proponowana. Odznaczenie pola Autokolor będzie skutkowało każdorazową koniecznością wyboru kolorów poszczególnych elementów danego typu rolety
Zmiana upustów pozwala na płynne zmienianie poziomu rabatowania dla poszczególnych klientów. Oznacza to, że dopóki nie zostanie zmieniona wartość upustu, cały czas obowiązuje ostatnio nadany. Wartość rolety oraz wybieranych dodatków zależy od upustu jaki jest na dany moment przyznany w chwili tworzenia wyceny. Oznacza to, że zmiana wartości upustu nie wpływa na dotychczas stworzone pozycje Wycen. Upust naliczany jest od wartości cennikowej. W zależności od rodzaju upustu różne elementy składowe rolety mogą mieć różne upusty.
5. ZMIANA HASŁA
Hasło początkowe ustalane jest jako przypadkowy zbiór czterech cyfr i jest ono przekazywane przez pracowników PORTOS TR7 spółka z ograniczoną odpowiedzialnością sp.k. Aby nie dopuszczać do sytuacji posiadania tej informacji przez osoby postronne wysoce zalecane jest zmiana tego hasła na własne. Dokonujemy tego poprzez dwukrotne powtarzalne wpisanie innego ciągu znaków
6. PRZEGLĄDANIE AKTUALNYCH ZLECEŃ
6.1 przeglądanie aktualnych zleceń
powrót do menuOpcja ta pozwala na obserwację aktualnego statusu zlecenia. Każdy wpis zawiera informacje o osobie wprowadzającej Zlecenie do Systemu Kontroli Produkcji, datę realizacji, date utworzenia zlecenia oraz bieżący stan realizacji. Dane te są na bieżąco pobierane z Systemu Kontroli Produkcji.
7. PRZYKŁAD TWORZENIA ZLECENIA
W tym miejscu zostanie przedstawiony praktyczny przykład całej ściezki obsługi dokumentów wycen, od początku do końca
1. Pierwszym krokiem, który należy zrobić jest wybranie z menu po lewej stronie opcji "Zmiana danych firmy". Upewniamy się co do poprawnoości wprowadzonych tam danych teleadresowych, ewentualnie korygujemy te dane. Wielkość upustów jest istotna dla wyliczenia wartości rolety NA DANĄ CHWILĘ. Oznacza to, że aby udzielić innego upustu dla innego zlecenia należy zmienić chwilowo wartości procentowe upustów. Aby powrócić do kontynaucji poprzednio obliczej wyceny, należy ponownie skorygować wielkości upustów.
2. Wybieramy opcję Nowa wycena z menu po lewj stronie. Dokonujemy wyboru typu rolety, rodzaju napędu oraz kolorystyki elementów rolety. Wszelkie uwagi i podpowiedzi są widoczne na poszczególnych ekranach. Przejście do następnego kroku każdorazowo po kliknięciu przycisku Dalej - oczywiście po wprowadzeniu niezbędnych (prawidlowych) danych oczekiwanych przez Konfigurator na danym etapie.
3. Ostatni ekran widoczny podczas konfigurowania rolety zawiera informacje techniczne o wybranej rolecie, kolorystyce oraz opcjach dodatkowych. Widoczne są tez informacje wartościowe na podstawie wyliczeń uwzględniających upusty oraz ewentualne dopłaty. Poniżej jest widoczny przycisk kończący procedurę wyceny rolety. Przycisk ten NIE JEST ostatecznym elementem kończącym procedurę wyceny, co automatycznie nie powoduje przesłania jej do realizacji. Jest to koniec etapu wyceny tej rolety. W ramach jednej wyceny może być zawarte wiele rolet rónych typów oraz ilości.
4. Po zakończeniu wycen wszystkich rolet dla danego klienta, przechodzimy do wydruku Oferty. Możliwe jest to z meny "Aktualne wyceny" po kliknięciu na ikonkę drukarki w kolumnie Oferta. Pozostałe opcje widoczne w tym momencie to opcja drukowania wyceny, oraz pobrania wyceny w formacie XML, przydatnego do zaimportowania danych o roletach do własnego systemu sprzedaży. Druk Oferty zawiera dane szczegółowe np. o kolorach użytych podczas wyceniania rolet, natomiast druk Wyceny jest przystosowany do przetwarzania przez Dział Sprzedazy PORTOS TR7 spółka z ograniczoną odpowiedzialnością sp.k. W tym momencie możliwe jest też dopisanie wszelkich uwag dot. poszczególnych pozycji Wyceny np. kąty podcięcia prowadnic itd.
5. W przypadku akceptacji ze strony klienta wydrukowanej Oferty, przechodzimy do akceptacji Wyceny. Oznacza to, że decydujemy sie na przekazanie do realizacji (produkcji) rolet zawartych w tej Wycenie. Aby to zrealizować przechodzimy do "Aktualnych wycen" poprzez wybrania pozycji z menu, zanzaczamy odpowiadające danej wycenie pole wybory i z menu poniżej wybieramy "Akceptacja wyceny". W kolejnym kroku wpisujemy oczekiwany termin realizacji, oraz w zależności od typu rolet wybieramy profil adaptacyjny. Ostateczne potwierdzenie przekazania do realizacji nastepuje przez zaznaczenie pola wyboru włączającego przycisk akceptacji Wyceny. Po zaznaczeniu pola oraz naciśnięciu przycisku AKCEPTUJĘ, Wycena zostanie natychmiast automatycznie przekazana do weryfikowania przez Dział Sprzedaży PORTOS TR7 spółka z ograniczoną odpowiedzialnością sp.k.
6. Po zweryfikowaniu danych zawartach na zamówieniu, pracownik PORTOS TR7 spółka z ograniczoną odpowiedzialnością sp.k. dokonuje potwierdzenia wyceny. Potwierdzenie zawiera informację o proponowanym przez PORTOS TR7 spółka z ograniczoną odpowiedzialnością sp.k. terminie realizacji, wartości wyceny oraz numerze wyceny. Potwierdzenie wyceny zmienia jej status na PRZYJĘTA. Równocześnie informacja o zmianie statusu jest przesyłana na adres e-mail podany w danych ewidencyjnych.
7. W tym momencie przy danej Wycenie pojawia sie ikonka drukarki umożliwiająca wydrukowanie Potwierdzenia - Zamówienia. Na druku tym znajdują się informacje podane przez pracownika PORTOS TR7 spółka z ograniczoną odpowiedzialnością sp.k. wraz z podstawową informacją na temat samego zamówienia.
8. Podpisany dokument Zamówienia należy przesłać na podany na nim numer faksu celem rozpoczęcia procedury produkcji rolet.